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【期刊名称】 《中国公证》
合作制试点实践中的几点经验和教训
【副标题】 老合作制公证处主任谈试点实践经验【作者】 李可
【作者单位】 四川省成都市蜀都公证处【分类】 公证
【期刊年份】 2019年【期号】 5
【页码】 36
【全文】法宝引证码CLI.A.1271082    
  四川省成都市蜀都公证处成立于2001年6月,是国内首批合作制试点公证机构之一。截止2018年底,蜀都公证处有合作人29人,执业公证员86人,全处员工总数387人,全年办证量28万余件,公证收费1.26亿元。2018年,全国合作制试点公证机构增至85家,呈现加速推进之势。当此之际回顾总结一下蜀都公证处在其合作制试点道路上的一些经验和教训,或许对已经或即将进入合作制试点的公证机构具有一定的借鉴意义和参考价值。
  关于内部运行机制
  所有的问题都是管理的问题。一个机构是否能够运行良好,关键看管理。规范的内部管理是公证机构稳定并可持续发展的重要基础,这一点对于合作制试点公证处表现的尤其突出。为了解决内部管理的规范化问题,蜀都公证处生存基本无忧后,主要做了以下三件事情:
  首先,扩大合作人范围,落实合作人治理机制。蜀都公证处是由3名创始合作人发起组建的,在初期阶段,由于业务量少,人员不多,内部管理似乎没什么问题,但随着队伍的不断扩大,业务的不断增长,内部管理问题逐步凸显。2009年,四川省司法厅制定了《四川省司法厅关于合作制公证处内部管理的暂行规定》,按照司法部以及省市司法行政主管部门要求,蜀都公证处将合作人扩大到36人,并成立合作人会议作为公证处最高权力机构。与此同时,蜀都公证处又在非合作人的员工中,通过民主选举方式,成立了蜀都公证处职工代表大会,职代会的一个重要职能就是监督制约合作人会议,以保证公证处的各项决策不会因为合作人的利益诉求而偏离正确的发展方向。通过“扩权”,增加合作人并落实合作人治理机制,为蜀都公证处内部规范管理奠定了基础。
  其次,对发起合作人和主任、副主任的“权利”作出限制性规定。合作制公证处发起人因其特殊性,在公证处的地位比较微妙和敏感,特别是当发起人与主任、副主任的身份二者合一后,作为主任、副主任的发起人其权重一般都很大,这样就容易形成独断专行的情况,当公证机构发展起来后,内部的权力和利益冲突就会增加,而所谓的民主管理也很难真正实行,甚至成为合作制公证机构趋利性的根源所在。为了平衡发起人在机构管理中的“权利”,蜀都公证处作出三条限制性规定:一是主任、副主任由合作人会议选举产生,所有合作人皆有选举权和被选举权;二是主任、副主任不得从事具体办证工作,其薪酬绩效按公证员平均绩效的倍数计算;三是主任、副主任主要职责是执行合作人会议决议,并通过主任办公会议履行日常管理工作,涉及机构人、财、物等重大事项决策由合作人会议决定。这样一来,不管发起人是否担任公证处主任、副主任,都切断了发起人与公证处公证收费之间的利益关联。通过“限权”,蜀都公证处克服了逐利冲动,扫平了规范管理道路上的障碍。
  第三,抓平台建设。一般合作制公证机构在内部管理中容易忽略公证处作为一个统一的专业法律服务平台的建设,而采取注重并强调以公证员为核心的内部运行机制,似乎只要公证员积极性调动起来了,机构的活力问题也就解决了。不仅公证处的分配以公证员的收费提成为主,而且公证处的人力资源配备也以公证员为主体,公证员和公证辅助人员之间有较强的依附关系,无意中在公证处内部形成了一些以利益为核心的小团队。如果公证员业务能力强,其创收肯定就高,但过分追求业绩,必然导致履职风险增大,造成公证机构管理的弱化。公证法律服务是社会公共法律服务体系的重要内容之一,公证处是提供公证法律服务的主体和平台,其公益性和非营利性决定了公证处的管理应以机构为本位,加强服务平台建设,发挥公证处的整体优势,这样才能满足不断拓宽的公证业务领域的需求,扩大公证的社会影响力,提升公证行业的公信力,创出优秀的公证处品牌。为此,蜀都公证处将原来以公证员为核心的管理模式进行重大调整,建立起大部制管理结构,选拔业务能力强的公证员作为专职的部门负责人,变部门负责人的办证绩效为管理绩效,使其专心致力于团队管理,成为公证处内部管理的中坚力量。
  关于内部绩效分配
  利益问题是管理工作绕不开的问题,机构运行机制的好坏,绩效分配机制是一个重要标志。蜀都公证处最初实行的也是以公证员办证收费提成为主的收入分配方式,这样做的好处一是简单、容易计算,二是利益看得见,对公证人员办证积极性的刺激比较直接。但任何事情都有两面性,利弊总是相伴而生,简单、直接的收费提成分配方式不仅达不到以机构为本位和强化平台建设发挥团队合作优势的目的,反而使公证处内部员工之间的差距越来越大,管理碎片化,公证员、公证辅助人员都没有职业归属感,公证处很难留住人才,没有可持续发展的动能和潜力。不破不立,早破早立,蜀都公证处决心摒弃简单的以收费提成为主的分配方式,重新构建公开、公平、统一的综合绩效考评体系和分配机制,以求彻底改变过去重个人利益而轻社会效益,重办证数量而轻公证质量的公证机构管理弊端,其具体做法主要有以下四点:北京大学互联网法律中心
  一是在部门设置中坚持“三定”原则。所谓“三定”就是指“定岗、定责、定绩效”。定岗就是以事设岗,蜀都公证处根据公证工作实际,把内部员工分为公证员、业务助理、后勤助理、行政管理人员等岗位,明确各岗位职责,使每个员工都有确定的工作岗位,而每个岗位皆纳入全处统一的管理。定责就是公证处内部各部门

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